Dans un processus de recherche de commandite, le temps est un facteur crucial dans la réussite.  On néglige très souvent cet aspect dans la recherche de partenariat.  À titre d’exemple, on voit régulièrement des dossiers qui sont soumis quelques semaines seulement avant la date d’un événement. Ou des promoteurs qui attentent plus de 3 mois avant de valider le renouvellement de leur commandite pour la prochaine édition.  Voici quelques éléments à considérer pour mettre toutes les chances de votre côté dans vos recherches.

 La gestion du calendrier des commanditaires

Quand on parle de la gestion du temps en commandite, un des éléments les plus irritants est de tomber dans la mauvaise période budgétaire du commanditaire. 

On obtient souvent des réponses du genre :

Désolé ce sera pour l’an prochain, notre budget est tout dépensé !!

Je ne peux pas vous donner de réponse, nos budgets ne sont pas encore faits !!

 Pour diminuer cette problématique, nous vous conseillons de noter ces commentaires et d’inscrire dans vos agendas des relances aux périodes appropriées.  Il faut garder à l’esprit qu’il n’y a pas de bonne période universelle.  Les entreprises ont toutes des cycles budgétaires différents et on doit s’y plier.  Mais il n’y a pas de raison de recevoir une réponse négative deux ans de suite. 

 La « dernière minute » et la ligne du temps

Beaucoup trop de promoteurs sont à la dernière minute.  À moins de 3 mois de votre événement vous devrez être réaliste et savoir que vos résultats ne seront pas à la hauteur de vos espérances.  Pour bien démarcher des commandites, on doit penser à un horizon de 12 à 18 mois avant un projet.

On doit garder à l’esprit plusieurs étapes dans la recherche de commandites.

• Il faut déposer le projet
• Faire de 4 à 6 suivis pour obtenir un rendez-vous
• Rencontrer l’annonceur
• Présenter une proposition personnalisée
• Attendre que l’annonceur en fasse l’évaluation
• Finaliser une entente
• Compléter les activations
• Finalement, réaliser le partenariat

N’oubliez pas  que chacune de ces phases doit être exécutée seulement après que la précédente soit complètement terminée. Toutes ces étapes illustrent bien pourquoi le processus prend au minimum 4-8 semaines si vous êtes chanceux.

Gestion des superpositions dans une catégorie

On rencontre souvent une autre problématique : dans une catégorie donnée, le premier commanditaire approché prend énormément de temps à nous répondre et on se demande si on doit proposer notre propriété à un autre commanditaire dans cette même catégorie.  

Ce qui cause un dilemme majeur : devons-nous solliciter plusieurs commanditaires en même temps pour la même catégorie

Il n’y a pas de réponse unanime à cette situation. 

On doit considérer plusieurs aspects :

1-Quel est votre degré de connaissance de la personne-ressource?  Si vous avez déjà eu des relations avec cette personne, par respect pour elle vous devriez attendre une réponse avant d’aller de l’avant avec une autre proposition.

2-Quel est le niveau de commandite proposée?  Plus le niveau sera élevé, plus on vous recommande de prendre votre temps.  Les organisations (publiques ou privées) qui investissent largement dans la commandite ont des processus complexes qui prennent du temps.

3-Dans quel genre d’industrie s’intègre notre demande?  Il y a certaines industries (très souvent celles où on retrouve les gros commanditaires : banque, bière, télécom…) où il y a des « guerres commerciales » et où la compétition est vue comme 

un ennemi.  Ce qui rend les décideurs très susceptibles aux partages d’informations sensibles.  Je vous conseille fortement d’attendre une décisio

n dans ce type d’industrie avant d’aller de l’avant avec une autre demande.

Quand on prend en considération cette superposition de catégories, un dépôt de projet à la dernière minute devient encore plus problématique.   Il y a peu de chance d’obtenir du succès, car la prise de décisions devient encore plus longue.

En résumé, donnez-vous du temps et restez conscient que la prise de décision dans les organisations va être longue et doit respecter certains cycles budgétaires.  Adaptez votre calendrier de recherche et ne tardez pas à commencer vos démarches de renouvellements aussitôt le projet complété. 

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