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Après les salaires et le loyer, la publicité reste souvent un des plus gros investissements que vous ayez à faire. C’est une dépense encore plus importante chez les promoteurs événementiels. Dépense exponentielle si l’accès à votre site est gratuit.

La quête de nouveaux participants et de nouveaux festivaliers est sans repos et demande des liquidités massives.

Comment faire pour en diminuer l’impact sur vos finances ?

Investissez dans votre base de données :

Il est prouvé qu’il est 10 fois plus difficile d’aller chercher un nouveau client que de renouveler un contrat existant. Dans un contexte où chaque dollar est compté, il devient donc essentiel de vous assurer que chaque ancien visiteur revienne vous visiter. Pour le faire, vous devrez développer des canaux de communication directe. Vous devrez mettre sur pied des stratégies pour éviter de passer par des médias externes très coûteux.

Vos deux principales ressources sont :                    

  1. Le courriel
  2. Les médias sociaux

 Actuellement, trop peu de propriétés ont une stratégie pour recueillir les données, en cultiver le potentiel et entretenir le lien.

De plus, au niveau du financement, votre base de données est votre actif le plus rentable. Elle a une valeur marchande importante, sans compter qu’elle vous donne des outils pour mieux connaître votre public. La capacité que vous avez de pouvoir la segmenter selon les besoins des commanditaires offre des avenues supplémentaires. En investissant dans ce type de programme, vous serez en mesure d’aller chercher des revenus additionnels. Vos partenaires potentiels seront ravis que vous soyez en mesure de leur offrir autre chose que de la simple visibilité.

Faites de la promotion croisée:

En mettant en place des canaux de communication forts et réguliers avec votre clientèle, vous aurez des outils à offrir à d’autres propriétés de votre région. En retour, ils pourront faire la promotion de votre propriété auprès de leurs visiteurs. Prenons l’exemple d’un festival d’été qui envoie une infolettre à plusieurs milliers de personnes. Il pourrait faire la promotion d’un événement hivernal de la région et vice versa.

En 2015 il faut sortir de l’isolement et mettre en commun nos ressources pour obtenir plus d’impact. Plus vos outils de communication directe seront développés, plus vous serez en mesure d’offrir de la visibilité de qualité dans votre région. Les autres propriétés feront de même avec vous.

Cette stratégie est aussi très efficace pour les ressources de bénévoles.

La mise en commun reste une excellente façon de faire plus en limitant vos dépenses.

Faites appel à des experts :

Lorsque vous recevez une proposition de la part d’un média, faites appel à des experts pour en faire une évaluation. Plusieurs acheteurs médias offrent ce service. Vous serez surpris des économies qu’ils vous feront réaliser et de la valeur qu’ils vous négocieront. Évoluant à temps plein dans le domaine, ils restent en meilleure position pour déterminer la valeur juste d’une offre et même la bonifier. De plus, comme ils font des achats en gros, ils ont souvent la possibilité de négocier à la baisse.

Privilégiez des investissements publicitaires qui peuvent être segmentés et qui sont évaluables:

Investissez-vous dans des programmes de publicités sur le web ?

Si oui, félicitations !

Si non, vous devriez le faire pour au moins 2 raisons :

  1. On peut être très ciblé et ne s’adresser qu’aux personnes de notre région, amateur de musique country (pour un festival country par exemple)
  2. On peut évaluer les résultats de manière précise, en fonction d’objectifs spécifiques, contrairement aux médias tels que la radio ou l’affichage sur le web.

Vous devriez donc investir dans des campagnes de mots clés, ainsi que dans de la publicité sur Facebook, Twitter et Linkedin. Cette démarche vous apportera des résultats évaluables, très précis et très ciblés.

Le Re-marketing est aussi une stratégie efficace pour ceux qui gèrent une billetterie en ligne.   Cette manoeuvre implique que le visiteur de votre site internet sera exposé à votre bannière à plusieurs endroits sur le web après sa visite sur votre site. Vous avez surement vécu l’expérience vous-mêmes. Rappelez-vous, la pub de chaussures sur Facebook suite à la visite du site internet de la boutique de chaussures.

Autre aspect fort de ce type de stratégie, vous ne payez que si les liens reçoivent des clics. Vous pouvez aussi moduler votre investissement en fonction de différents paramètres : heure de la journée, territoire, budget maximal par jour …

Vous gardez donc toujours le contrôle de votre investissement et vous vous assurez de dépenser là où ça donne des résultats.

Possédez votre propre force médiatique :

Pas besoin d’être un Péladeau ou un Desmarais pour posséder vos propres médias. Que ce soit une communication papier ou électronique, vous êtes en mesure de créer une publication ou des épisodes de webdiffusion pour garder un lien avec votre clientèle. En plus de véhiculer du contenu propre à votre projet (axé autour de la thématique de votre propriété par exemple), vous serez en mesure de développer de nouveaux revenus publicitaires. Vous pouvez suivre l’exemple de deux de nos clients :

Le Centre Multisports de Vaudreuil a mis en place un magazine qu’il distribue à plus de 65 000 copies dans la région de Vaudreuil-Soulanges. Cette publication leur aide à garder le contact, passer leurs messages de saines habitudes de vie et leur permet d’offrir de la valeur à partenaires.

Le Festival Bières et Saveurs de Chambly a, quant à lui, mis en place un calendrier d’infolettres pour ses anciens visiteurs. Avec un blogue, cet outil de promotion sera le cœur de leur stratégie web et leur permettra de manière économique de faire la promotion d’un nouvel événement (Alcool et Saveurs, février 2016) auprès des 10 000 personnes qui reçoivent déjà leurs infolettres. Je vous garantis que la prochaine édition d’Alcool et Saveurs sera un succès dès l’ouverture des portes.

En résumé, en changeant certaines habitudes d’achat média vous êtes en mesure de bien cibler vos investissements et de faire des choix plus judicieux. Comme beaucoup d’autres entreprises, il faut que vous entamiez une transition de la publicité traditionnelle vers les médias électroniques. Vous obtiendrez un meilleur rendement sur les dollars investis et serez en mesure d’être plus précis sur les publics ciblés.

 

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Stéphane Parent, [email protected] 514-887-4506

 

Vous êtes-vous déjà posé la question :

quel genre de commanditaire suis-je ?

Êtes-vous un acheteur ou un investisseur ?

Voici quelques éléments de démarche pour vous aider à trouver la réponse :

  • Achetez-vous un inventaire de possibilités de visibilité ou si vous êtes à la recherche d’une relation à long terme ?
  • Vos ententes de commandites sont-elles d’un an ? Ou si elles sont de 3 ans et plus ?
  • Le programme d’activation qui accompagne vos commandites est constitué de combien d’éléments ?
  • Avez-vous des mécaniques d’évaluation de vos commandites ?
  • Trouvez-vous que les promoteurs peuvent en faire plus pour réaliser vos objectifs d’affaires ?
  • La commandite est-elle un mal nécessaire pour vous ?

En répondant honnêtement à ces simples questions, vous saurez dans quelle catégorie vous vous trouvez.

Pourquoi dans un monde idéal tous les annonceurs devraient-ils devenir des investisseurs ?

  • Un investisseur cherche à s’associer à des valeurs, à des passions et non pas à placarder un site de son logo ou vendre son produit à tout le monde.
  • La démarche d’un investisseur est basée sur du long terme, sur une meilleure connaissance de ses valeurs de marque et de sa culture par les participants de la propriété. Il est conscient que les gains les plus productifs se développent sur un horizon de 3 à 10 ans.
  • L’acheteur pousse un message, tandis que l’investisseur veut interagir. Il tient même à mettre sa marque dans les mains des usagers et risquer le tout pour le tout. En étant certain qu’il en émergera des relations plus solides et un endossement de ses valeurs de marque plus durable.
  • L’investisseur cherche une continuité à long terme, il accompagne ses commandites d’un programme d’évaluation étoffé. Il fait l’estimation de la connaissance de sa marque auprès de la clientèle avant et après une opération. Il ne se contente pas de mesurer les ventes sur le site ou le nombre de visiteurs qui sont passés à son kiosque. L’acheteur pousse un message, tandis que l’investisseur veut interagir.  L’investisseur est même prêt à mettre sa marque dans les mains des
    usagers et risquer le tout pour le tout. Il est conscient qu’il en émergera des relations plus solides et un endossement plus fort de ses valeurs de marque.
  • Un investisseur prend les mesures adéquates pour que tous les niveaux de son organisation soient impliqués dans la commandite autant au moment de l’investissement que dans les retombées postévénement.

En résumé, pour un investisseur ce qui est visé, c’est une relation à long terme basé sur des gains communs entre sa marque et la propriété. Ce type d’annonceurs est à la recherche d’éléments qualitatifs qui sont plus difficilement palpables. Ce sont eux qui arrivent à faire des coups d’éclat et produisent des miracles avec leurs commandites.

En terminant, voici quelques grandes marques qui ont cette approche. Dites-nous si leurs programmes vous inspirent ?

  • Red Bull
  • Budweiser
  • Gatorade
  • Nike

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Comme beaucoup d’organisations :

  • Vous avez acquis une série de billets de faveur suite à une commandite 
  • Vous avez fait l’achat d’une loge lors d’une saison sportive 
  • Vous avez décidé d’acheter des billets pour encourager une cause ou pour supporter une organisation dans le cadre d’une collecte de fonds

Je vous félicite de votre geste. Par contre, vous faites maintenant face à un nouveau défi : rentabiliser cet investissement. Il faut convertir cet achat en incitatif afin d’obtenir des résultats qui vous aideront à atteindre vos objectifs d’affaires.

Dans la majorité des cas, quand on pense à des billets gratuits ou à une loge, on songe automatiquement aux clients de l’organisation. Au-delà de cet automatisme, regardons vers quelle autre clientèle pourrait se porter notre attention.

Les employés : au quotidien ce sont eux qui se retrouvent sur le front face aux clients, fournisseurs et partenaires d’affaires. Leur travail n’est pas rose tous les jours. Ils doivent souvent faire des sacrifices personnels ou familiaux pour le bien de l’organisation. Pourquoi ne pas utiliser ces incitatifs et en profiter pour mettre en place un programme de mobilisation et de remerciement du personnel. Le but étant pour les employés de se mériter les billets en question. Quand les programmes sont bien élaborés, on peut constater une influence positive sur la motivation et l’appartenance du personnel. N’oubliez pas qu’ils restent vos meilleurs ambassadeurs.

Les partenaires d’affaires de l’organisation : quelle que soit la compagnie ou l’association dont vous faites partie, à un moment ou à un autre, vous aurez besoin de l’aide et du support de vos partenaires d’affaires (bailleur de fonds, fournisseur, …). Vous avez donc une occasion en or pour les remercier et vous assurer de leur appui. On ne sait jamais à quel moment on aura besoin d’aide pour passer à travers une période difficile.

Finalement les clients : soyons réaliste, l’investissement de plusieurs milliers de dollars dans une loge des Canadiens ou l’achat de billets pour la Formule 1 est principalement relié à des raisons de développement. Je suis certain que si vous faites une analyse précise et adéquate (non émotive) de votre investissement, dans plusieurs cas vous le mettrez en doute. Sans démarche structurée, il est difficile d’être sûr de la justesse et de la rentabilité de ce placement. C’est encore plus difficile quand on dispose d’une importante équipe de ventes et que plusieurs personnes sont impliquées dans l’attribution des billets.

On peut identifier certaines des raisons qui empêchent de rentabiliser ces avantages :

  • Les vendeurs invitent n’importe qui et font leur invitation à la dernière minute
  • Les clients qui ne se pointent pas à l’événement peut-être parce qu’ils n’ont aucun intérêt pour ce type d’activité
  • Le manque de suivi après l’événement
  • Le manque de lien direct entre le type d’investissement et les clients
  • Et j’en passe …

 « LES RÉUSSITES SPECTACULAIRES SONT TOUJOURS PRÉCÉDÉES DE PRÉPARATIONS PEU SPECTACULAIRES ». CHAMFOR

 Voici quelques trucs et astuces pour vous aider à rentabiliser ce type d’opération

Ne laissez jamais vos clients seuls:

À moins que vous ne vouliez vous débarrasser des billets, vous devriez toujours avoir un membre de l’équipe de ventes avec le ou les clients, il sera investi de plusieurs missions lors de l’événement :

  • Représenter l’entreprise
  • Accueillir les clients et s’assurer que leur expérience sera mémorable
  • Ouvrir la discussion pour établir des pistes d’opportunités d’affaires
  • Gérer les frais connexes

Faites des achats avisés:

Il est certain qu’une loge pour le Canadien de Montréal reste un des produits les plus intéressants et que vos clients seront très motivés à assister à un match (surtout en finale). Par contre, il est fort possible que vous ne disposiez pas des dizaines de milliers de dollars qu’elle peut coûter annuellement.  

Vous avez donc deux options : économiser jusqu’à ce que vous puissiez vous la payer (même les billets de saison sont très dispendieux) ou vous rabattre sur d’autres produits d’hospitalité.

La connaissance de votre clientèle vous aidera à bien déterminer le type de forfait le plus adapté. Nous sommes chanceux, au Québec il y a une foule de promoteurs qui vous offrent une multitude de produits qui plairont à toutes les clientèles, pour tous les prix et pour tous les goûts. Quelle que soit l’industrie ou le milieu géographique, vous serez en mesure de trouver des forfaits qui sauront plaire.

Dans le milieu des affaires, il est préférable de faire moins mais de le faire mieux et plus gros. Au lieu d’acheter une foule de billets et être obligé de les parsemer à travers votre clientèle, pensez plutôt à faire moins d’invitation, mais investissez plus pour chacun de vos invités. À mieux les traiter et à les « cajoler » de manière personnalisée, vous aurez plus d’impact.

Assurez-vous qu’ils vivent une expérience sans pareil lors de votre invitation:

Facilité de stationnement, nourriture impeccable, accueil personnalisé et finalement expérience unique et sensationnelle avec votre organisation.

N’oubliez jamais que les gens sont très occupés. Il devient de plus en plus difficile de les rencontrer en dehors des heures de travail. Vous devez donc mettre en place des éléments qui rendront votre occasion incontournable et mémorable. Vous devez devenir un « must » dans votre industrie ou votre région. Ce faisant, vous bénéficierez d’une visibilité supplémentaire et les invités déborderont d’éloges à votre sujet.

Être mémorable c’est laisser une empreinte dans le bruit publicitaire – auteur anonyme

Établissez des critères d’attribution :

Ayez une démarche claire, transparente et connue de tous. Si on veut vraiment le bien de l’organisation, tous doivent pouvoir avoir accès à ce type d’outil. On voit trop souvent des gestionnaires qui conservent les billets pour eux ou leurs amis. Ce qui implique que l’organisation n’en profite pas vraiment. Nous vous recommandons de vous munir d’un processus de demandes comprenant une carte de pointage dans laquelle vous aurez traduit vos objectifs de développement. En remettant une carte avec un pointage important, l’employé vous convaincra du potentiel réel du client à inviter.

Mettez en place un suivi d’après événement :

Pendant le match, le spectacle ou l’événement, les conversations porteront sur divers sujets. De ces échanges peuvent résulter des pistes d’opportunités très intéressantes. Vous devez donc vous outiller pour recueillir ces renseignements dans une mécanique rigoureuse de suivis. Si vous utilisez un logiciel de type CRM, il vous sera facile de bien identifier ces pistes d’opportunités.

Élaborez un guide d’encadrement :

Dans ce document, l’employé (très souvent le vendeur) pourra trouver l’ensemble des modalités et des attentes de l’organisation lors de l’utilisation des billets.

Ce guide devrait comprendre :

  • Un exemple du formulaire à soumettre pour obtenir des billets
  • Le rapport d’opportunités à remplir après chaque événement pour consigner les pistes de vente possible 
  • Les catégories de clients sur lesquels l’organisation veut mettre l’emphase 
  • La séquence d’invitations optimale (calendrier) …
  • En résumé, un document qui accompagne la démarche et qui réunit tous les formulaires et procédures mis en place.

Vérifiez la politique du client avant de faire une invitation:

Avec les derniers scandales, il faut maintenant faire très attention à ce que l’on fait et comment on le fait. Il est certain qu’il devient très difficile d’utiliser ce type d’outil de développement dans le milieu public. Même plusieurs grandes entreprises interdisent à leurs employés d’accepter des cadeaux, des billets ou des offres du genre. Si on ne veut pas créer de malaise, on doit s’informer sur les règles auprès du client potentiel avant de faire des démarches ou des invitations.

En résumé, l’utilisation de billets ou de forfaits VIP lors d’événements reste encore un outil très important dans l’arsenal du développement d’affaires. Les ressources étant de plus en plus limitées on doit donc faire des investissements plus sages et mieux structurés qu’avant.  

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Dernièrement je participais au Rendez-vous de la Société des attractions touristiques du Québec / Fêtes et événements Québec. Pendant un des ateliers, un participant de la Côte Nord nous faisait part de ses difficultés à se trouver des commanditaires. Il demandait au présentateur de lui donner des outils pour améliorer ses résultats. Depuis que j’interviens dans le milieu des événements, j’ai été en mesure de constater combien vous êtes nombreux à partager les mêmes difficultés dans votre financement. Je me suis senti interpelé et j’ai décidé de mettre mon expertise à votre service. Mon objectif est de vous donner des pistes de solution et des voies à emprunter pour améliorer votre financement. 

Comme promoteur en région, je suis certain que vous connaissez déjà vos faiblesses :

  • Vous êtes éloignés des grands centres de décision 
  • Votre potentiel est réduit vu votre faible bassin démographique 
  • Votre portée est limitée, car l’offre médiatique est restreinte 
  • Je vous laisse finaliser ce tableau …

Vous devez cependant être conscient de vos forces pour pouvoir bâtir sur celles-ci.

 Vous avez des avantages que les grosses propriétés des grandes villes n’ont pas. Lorsque vous préparez votre dossier et vos demandes, vous devez mettre vos avantages de l’avant. Prenez le temps de bien analyser ce qui vous démarque et quels sont vos points forts. En effectuant cette réflexion, vous serez à même d’adapter votre recherche de commandite et de faire les démarches vers les annonceurs qui disposent du meilleur potentiel.

 Voici certains des points forts qu’on retrouve habituellement chez les propriétés en région :

Vous faites partie de la population : il est presque impossible pour un festival d’une grande ville de pouvoir influencer les résidents de leur milieu. Vous par contre, vous être connus, les gens de votre région sont proches de vos événements, pour eux vous êtes un interlocuteur important et crédible de leur voisinage. Dans beaucoup de cas, vous êtes un rouage essentiel de l’activité économique régionale.

Vous êtes soumis à moins de compétition : dans les grandes villes, il y a des dizaines d’événements au même moment. Chacun sollicite la participation de la population et le marché est donc beaucoup plus fragmenté qu’en région où on retrouve habituellement un seul grand événement à la fois.

Il est plus facile pour vous de fournir des résultats concrets à vos commanditaires: dans beaucoup de cas, leur objectif premier est l’augmentation de leurs ventes. Par votre proximité, vous pouvez mettre en place des mécanismes et des outils pour atteindre ce but et accroître leur achalandage. Vous devez donc faire appel à votre créativité pour concevoir des activations qui donnent des résultats (pour vous aider nous vous suggérons de lire : Voyage vers une activation de commandite parfaite).

Finalement vos bénévoles ont plus d’impact : en région tout le monde connaît tout le monde. Ils deviennent des acteurs importants de votre propriété. En plus d’être les ambassadeurs de vos commanditaires, ils peuvent facilement déployer leur réseau de contacts afin de vous ouvrir de nouvelles portes.

 Vous pourriez aussi communiquer avec les responsables des ressources humaines des entreprises de votre région. Selon le territoire, le secteur et le cycle économique, vous avez la possibilité de leur venir en aide en leur offrant des opportunités de recrutement. En améliorant leur image de marque d’employeur, vous serez en mesure de leur faciliter la vie.

 Avant de tenter «la longue shot » comme certains le disent, en essayant de contacter les entreprises qui ne sont pas présentes dans votre région, vous devez vous concentrer sur ceux pour qui le marché de votre propriété a le plus d’impact.

Par la même occasion, il faut profiter de votre effet de proximité pour offrir des commandites plus puissantes. Pour ce faire, vos offres de commandite devront donc être plus axées sur l’activation et l’augmentation des ventes et moins sur la visibilité.

En résumé, votre propriété dispose de forces sous-exploitées. Vous devriez utiliser votre énergie dans votre milieu et votre région avant même de perdre temps et argent à essayer de convaincre des annonceurs éloignés. Quand votre milieu immédiat sera bien établi, vous aurez de meilleurs outils et plus de ressources pour développer des marchés plus gros comme Montréal et (surtout) Toronto, où sont plus de 40% des sièges sociaux canadiens.

Comme vous pouvez le constater, nous sommes en mesure de vous aider afin d’avoir plus d’impact auprès des annonceurs potentiels de votre région.

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Trop souvent nous sommes impliqué dans des dossiers de commandite événementielles sans vraiment savoir pourquoi on les fait. On nous passe une commande du genre « participons à ce cocktail » sans avoir déterminé quel en était le but et ce qui devait être atteint comme résultats. Il est encore plus rare de croiser des organisateurs qui on des objectifs mesurables et un plan de match précis pour faire l’évaluation de leurs commandites. La notion d’objectifs à atteindre en commandite est intimement reliée aux mesures de résultats. Plusieurs professionnels de l’industrie insistent sur la mise en place d’objectifs mesurables, voici 6 raisons pourquoi il faut suivre leurs conseils :

 1-Justifier vos budgets de commandites événementielles : il devient plus facile de justifier ses budgets et de s’assurer de ne pas les voir fondre quand nous sommes en mesure de prouver que nous avons fait progresser l’organisation. Difficile pour un gestionnaire de couper dans des actions qui rapportes et qui sont documentées.

 2-Vous améliorer constamment : en faisant l’évaluation de vos commandites on devient en meilleure posture pour bien analyser la satisfaction. De plus, on peut facilement trouver les points à améliorer et ainsi faire des post mortem efficaces et constructifs.

 3-Supporter vos propriétés partenaires: travailler avec des propriétés ou des promoteurs est plus facile quand on peut prouver que nos investissements ont porté fruit. C’est plus facile pour négocier et obtenir plus. On doit donc leur donner un portrait clair et précis de ce qui a été atteint lors de l’événement. De plus, en prouvant vos résultats et en ayant des objectifs communs avec vos partenaires, vous pourrez plus facilement ajuster les partenariats et être plus adaptés et plus efficaces dans vos programmes de commandites.

4-Remercier votre équipe et vos bénévoles : rien comme l’atteinte d’objectifs bien définis pour motiver une troupe. Les remerciements sont toujours plus appréciés quand on peut leur démontrer que leur travail a fait la différence. Le principe du thermomètre qui rougit pendant les Téléthons n’a pas été inventé pour rien. On s’attache et on s’investi plus facilement quand les résultats à atteindre sont facile à identifier.

5-Adapter ou modifier votre programme : bien que décevant, quand les objectifs ne sont pas atteints, il devient vital de se servir de ces informations pour améliorer les événements de notre portefeuille et analyser nos faiblesses pour mieux réagir pour les prochains événements.

6-Vous donner une tape dans le dos : on le dit trop souvent on fait ce métier pour la passion et non pas pour le salaire. Atteindre ses objectifs est tellement satisfaisant… mais les dépasser l’est encore plus. Ça nous motive, ça alimente la flamme qui nous donne l’énergie de continuer avec la même passion.

En résumé, même si vos clients ou patron ne vous donne pas d’objectifs clairs et mesurables à atteindre, vous avez tout intérêt à vous en fixer.

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Nous voulons tous avoir le maximum de visiteurs, lorsque nous sommes impliqués dans la tenue d’un kiosque dans un événement, un festival ou une foire commerciale. Chaque professionnel a ses trucs et astuces pour avoir plus de visiteurs et nous en partageons certains avec vous.

1- Ayez du personnel d’accueil dédié et bienveillant: pensez à votre dernière visite au restaurant, avez-vous préféré l’accueil d’une hôtesse ou celle d’un serveur avec les bras remplis d’assiette.

2- Offrez des manipulations de vos produits: même les adultes aiment jouer. Si ces jouets sont en plus les produits que vous vendez, faites une pierre deux coups.

3- Projection technologique: les iPad, les télévisions 3D et les tables tactiles restent encore des mystères intrigants pour beaucoup de visiteurs. N’ayez pas peur de les utiliser et vous pourrez utiliser les conversations suscitées pour aborder les visiteurs.

 4- Kiosque ouvert: plus on ferme un kiosque (tables, murs, comptoir,…) plus on limite l’accès et l’accessibilité au personnel. Si on a uniquement un ou deux points d’entrée à notre kiosque et qu’ils sont bloqués par des gens en discussion, votre emplacement deviendra moins intéressant.

5- Offrir des services: les visiteurs qui passent de longues heures sur un plancher d’exposition ont des besoins. En offrant des services qui viennent combler ces besoins (massage, recharge de téléphone portable, chaise ou sofa, bouteille d’eau, café …) on augmente les chances de les faire entrer dans votre kiosque et ainsi entamer une discussion avec eux et évaluer leur potentiel de qualification.

6- Utiliser les médias sociaux: utiliser la communauté sociale (Twitter, Facebook, Linkedin …) de votre entreprise et de celle des membres du personnel qui sont présents à l’intérieur de votre kiosque. (avant l’événement, en direct et après événement)

7- Soyez présents à l’extérieur du site: le bon vieux principe de l’homme-sandwich qui fait des rondes autour du centre de congrès ou du site du festival. Les visiteurs seront mis en contact avec votre marque et votre emplacement avant même d’entrer dans le salon.

8- Utiliser les hauteurs: les centres de foires ou les sites événementiels ont majoritairement des plafonds très haut. Pour bien en profiter et être visible de loin, si le promoteur le permet, faites un 2e étage à votre kiosque ou ayez des éléments visuels en suspension.

9- Ne laisser personne de coté: ayez une équipe suffisante pour que tous les visiteurs qui entrent ou s’approchent de votre emplacement reçoivent un accueil chaleureux et engageant.

10- Former votre personnel d’accueil: l’utilisation de questions ouvertes pour engager la conversation n’est pas donnée à tout le monde. De plus, il n’est pas inné chez tout les vendeurs d’être engageant et de pouvoir aller chercher des passants, il faut être un peu animateur en plus de bien connaître le produit offert.

11- Réinventer votre concours: nous ne sommes plus à l’époque où avec un concours en échange d’une carte d’affaire, on pouvait obtenir de l’achalandage. L’idée du concours doit évoluer avec l’ère du temps et utiliser pour passer des messages, faire des démonstrations et engager le client à partager l’information sur ses propres outils de réseaux sociaux.

12- Les activations photo et vidéo: la prise d’image et le partage de cette image restent encore un excellent moyen d’attirer les visiteurs et de faire parler de vous suite à l’événement.

En résumé, il faut aborder les visiteurs comme nous aimerions être abordés. Être sympathique et avoir quelque chose d’intéressant pour les visiteurs. En gardant ces principes de bases en tête lors de l’organisation de vos kiosques, nous sommes certains que vous obtiendrez des résultats supérieurs d’événement en événement.

Par le fait même nous vous invitons à partager avec nous vos bons coups et vos commentaires.

Si vous avez besoin d’aide ou d’expertise concernant certains éléments de ce texte nous vous invitons à nous rejoindre :

[email protected]

514.887.4506

De plus, vous trouverez de l’information pertinente sur d’autres sujets relatifs à la commandite dans les trois livres électroniques que nous avons mis en ligne :

Voyage vers l’activation de commandite parfaite

La commandite à l’ère du web

Le guide du parfait commanditaire

 

Suite à la lecture de nos textes sur les raisons pour être présent à titre de commanditaires: besoin d’amour, commanditez !/ la commandite comme outil marketing, vous vous demandez surement comment devenir un excellent commanditaire. Une des premières étapes s’est de vous associée avec une propriété et voici donc trois sources de partenariats possibles:

  • Soit vous recevez des projets que vous devez analyser et vous y adapter
  • Soit vous faites-vous même des recherches et vous regardez quels projets, causes ou événements conviendront le mieux à vos objectifs
  • Ou finalement vous mettez sur pied votre propre propriété qui vous appartiendra et pour laquelle vous pourrez aussi obtenir des commanditaires (ex : Red Bull crashed ice ou le Dew tour de sport extrême) 

La première option est la plus répandue. Par contre elle implique que le commanditaire soit en mode réactif et dépende de la qualité des projets déposés pour atteindre ses objectifs. Beaucoup d’entreprises commanditent pour répondre à un besoin dans leur milieu tout en essayant d’obtenir des retombées optimales. Malheureusement cette façon de faire n’est pas idéale et devrait diminuer au fil des ans. Cela implique aussi une pile de projets soumis et la mise en place d’une grille d’évaluation pour bien filtrer les propositions. On remarque aussi que la majorité des commanditaires qui fonctionnent de cette manière ont tendance à éparpiller leurs investissements et à moins bien les activer. Le processus de décision est très souvent déterminé dans l’année courante et manque de vision à long terme. Les investissements restent aussi de courte durée (un an/une édition).

La seconde option quant à elle est plus stratégique et fait sauver du temps. En faisant lui-même ses recherches, le commanditaire prend l’initiative et démontre une plus grande volonté de faire un succès avec son partenariat. Cela indique aussi un choix plus réfléchi et un programme mieux intégré dans une stratégie d’activation plus complète. Les horizons de décision pour ce type de partenariat sont habituellement de 8 à 36 mois.

Finalement, la troisième option est la plus dispendieuse et se doit d’être vue comme un investissement majeur à long terme. Quand on s’engage à créer notre propre propriété on doit envisager un projet d’au moins 3 ans pour obtenir des retombées optimales. Avant d’aller dans cette voie, il faut être conscient que ça demandera beaucoup de ressources matérielles et humaines. Dans le milieu événementiel, on voit des exemples de projet qui sont des hybrides. Des commanditaires qui font la création de leur propre projet/propriété et qui vont la joindre à un événement existant pour profiter de l’achalandage déjà présent. Dans certains cas on peut considérer ça comme une activation terrain. Dans d’autres cas, on constate qu’ils ont vraiment bâti un événement dans l’événement. Cette option est souvent mise en place quand on veut créer un nouveau projet et prendre un positionnement unique et très souvent avant-gardiste.

En ayant en tête votre stratégie globale, vous serez à même de faire les bonnes demandes aux différentes propriétés lorsque vous ferez vos appels. Il ne faut pas oublier que tous les promoteurs ne sont pas égaux mais sont majoritairement remplis de bonne volonté. La nature de leur organisation (trop souvent fragile avec du personnel fraichement engagé et supervisé par des bénévoles) peut vous causer des problèmes. Ayez une liste bien précise de toutes les informations qui vous seront nécessaires. Posez les bonnes questions pour vous assurer que les éléments fournis viendront appuyer votre stratégie.

Innover à l’extérieur de la boite peut être très payant. Il faut regarder au-delà des propriétés traditionnelles pour y trouver de petits trésors. Le sport (amateur ou professionnel) reste très souvent le premier réflexe. Voici d’autres types de projets qui vous permettront de réaliser vos objectifs d’affaires :

  • Art : musée, galerie, manifestation artistique, artiste,…
  • Culture : spectacle, salle de diffusion, manifestation,…
  • Cause et intervention communautaire : milieu de la santé, causes psychosociales, programme de support local,…
  • Site : équipements touristiques, à vocation régionale ou sportive, …

Le choix du partenaire est une étape importante, il deviendra le gage de votre réussite. Par contre il faut être bien préparé avant de faire ce choix. Les résultats, quels qu’ils soient, découleront de cette association entre votre organisation et les propriétés.  

Voici un autre texte qui risque de vous intéresser : Commanditaires, comment bâtir un portfolio de commandite 

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Que sont les données psycographiques utilisées dans le milieu de la commandite et du marketing ?

Il faut premièrement les différencier des données sociodémographiques.

Habituellement, dans une proposition de commandite vous allez qualifier vos participants en fonction des caractéristiques qui leur sont propres :

  • Âge
  • Provenance
  • Revenus moyens
  • Scolarité
  • ….

 Ces données de première importance viennent brosser un premier tableau de vos participants ou de votre clientèle. Mais vous êtes en mesure d’être plus précis et mieux adapté aux besoins des annonceurs.

Exemple:

Selon vous, les femmes de 35 à 45 ans qui ont des enfants et qui gagnent plus de 50 000$ par année, forment-elles un groupe homogène ?

Comment pouvez-vous être certain qu’elles seront intéressées par les messages de vos commanditaires ?

On peut aller un peu plus loin dans notre façon de les décrire et par le fait même, de les segmenter.

C’est à ce moment qu’on fait appel aux données psychographiques qui nous renseignent sur leur aspect psychologique.

Exemple :

  • Leurs attitudes : pro-environnementaliste, soutien d’un organisme caritatif…
  • Leur style de vie : hippie, hipster, bcbg,…
  • Leurs habitudes : consomment des spectacles, mangent au restaurant 3 fois semaine, prennent le métro …
  • Leurs intérêts : membre d’une association professionnelle, membre d’un parti politique, férue d’histoire ou de mécanique…
  • Leurs goûts musicaux : musique classique, heavy métal, jazz ou musique électronique …

Ces données mettent en évidence des éléments précis qui intéresseront les commanditaires et qui leur donneront des informations essentielles. Il ne faut pas oublier que même si un groupe est présenté comme relativement homogène (reprenons notre exemple de femmes de 35 à 45 ans qui ont des enfants et qui gagnent plus de 50 000$) les motivations et la réceptivité face à un message seront bien différentes d’une personne à une autre. Elles n’ont pas toutes les mêmes habitudes et leurs comportements sont variés ce qui les amène à faire des choix différents. 

En quoi la psychographie devient-elle essentielle en commandite ?

Ces données permettent aux professionnels du marketing de mieux prévoir les comportements des consommateurs et de s’assurer qu’ils s’adressent à un groupe plus réceptif à leur message. En catégorisant leurs publics cibles de la sorte, ils peuvent mieux gérer leurs interventions. Cela leur permet, d’atteindre d’une façon plus directe, des consommateurs possédant déjà un grand potentiel.

Cette démarche s’inscrit dans la tendance à l’hyper segmentation qu’on peut voir sur le marché depuis quelques années. Elle est aussi la continuité du « story telling » qu’une marque met en place pour parler à ses clients cibles. Elle veut faire vibrer leurs cordes sensibles, leur parler de leurs expériences propres.

On veut mieux les cibler et s’assurer de rejoindre les bonnes personnes, dans le bon lieu, au bon moment, pour les convertir en acheteur.

 Qu’est-ce qui est important pour nos participants ?

En tant que promoteurs, ces informations vous seront utiles. Elles vous permettront de mieux comprendre vos participants. Vous pourrez les cibler de façon plus adéquate et investir votre argent de façon plus sécuritaire.

Pour illustrer le tout, voici des exemples de caractéristiques appliqués aux comportements d’achat :

  • Les gens qui prennent le métro seront plus réceptifs à des messages relatifs aux véhicules écoénergétiques, hybrides ou 100% électrique.
  • Les gens qui achètent des billets de spectacle de manière régulière seront enclins à payer plus pour obtenir des produits de qualité afin de consommer la culture à la maison (chaine haute-fidélité, télévision 4k …) 

En résumé vous avez tout intérêt à enrichir vos propositions de ces données. En lisant votre plan de partenariat, un commanditaire potentiel devrait rapidement saisir votre clientèle et se rendre compte des liens possibles entre sa marque et votre propriété. Il constatera ainsi que vous connaissez bien vos participants et que vous serez en mesure de le supporter pour rejoindre cette clientèle de choix.

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Ce texte a aussi été publié dans le cyberbulletin de la SATQ-FEQ - le cyberbulletin de l’organisateur

Il faut l’inviter

Faites-lui vivre votre événement. Faites-lui découvrir votre région et vos participants. Assurez-vous qu’il comprenne bien la nature de votre propriété. Prenez le temps de lui faire visiter vos installations, faites-lui rencontrer votre personnel et partager vos différentes activités. C’est en vivant un événement qu’on se l’approprie et qu’on en réalise le plein potentiel. N’hésitez jamais à donner des billets supplémentaires à un commanditaire actuel ou potentiel. Cela pourrait devenir votre meilleur investissement.

Il faut lui démontrer que vous pouvez satisfaire ses besoins

Prenez le temps de rédiger des propositions personnalisées. Faites des recherches sur les besoins du commanditaire et devenez un incontournable pour les combler. Plus vous aurez une proposition puissante, plus le sentiment d’appartenance à votre propriété sera fort. Si vous avez la chance d’avoir un entretien face à face avec votre annonceur, n’hésitez pas à poser les questions suivantes pour enrichir votre proposition :

  • Quels sont vos enjeux pour la prochaine année ?
  • Comment notre festival peut-il vous permettre d’atteindre vos objectifs ?
  • Quel genre de ressources pourriez-vous déployer pour rendre l’expérience du visiteur plus marquante ?

N’oubliez pas qu’un commanditaire s’implique habituellement pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

  • Vendre plus de produits ou de services
  • Recruter
  • Faire découvrir une nouveauté
  • Remercier des partenaires ou un milieu spécifique
  • Améliorer son image dans un secteur donné

Avec les réponses à ces brèves questions, vous aurez tout en main pour axer votre proposition vers des solutions gagnantes. Malheureusement, plus de 85% des projets de commandite que les annonceurs reçoivent sont faits sur un seul modèle : une grille comprenant différents niveaux de visibilité. En offrant ce type de commandite, les promoteurs envoient un message négatif aux commanditaires. Sortez du cadre et rassurez votre commanditaire en lui faisant une proposition qu’il ne pourra pas refuser.

Dans votre document de présentation, soyez concret dans la démonstration de vos solutions. On doit facilement retrouver les activations proposées et les besoins qu’elles comblent. N’oubliez pas d’y ajouter les indicateurs qui seront mis en place pour en démontrer les résultats.

Il faut prendre le temps de lui montrer qu’on veut toujours faire plus

Une fois par an (habituellement à la fin de l’édition de votre événement) vous devriez avoir une rencontre de bilan avec votre commanditaire. C’est à ce moment-là que vous devrez lui remettre un rapport complet. Ce document confirmera les efforts que vous avez mis en place pour satisfaire ses besoins.

Il devra contenir les éléments suivants :

  • Les différentes statistiques relatives à l’événement (fréquentation, billetterie, points culminants …)
  • Le dossier de presse avec les mentions et la couverture complète de votre propriété
  • Les photos et vidéos de l’événement qu’il pourra utiliser dans ses communications (ajoutez un DVD au rapport)
  • Les statistiques des indicateurs spécifiques à sa commandite (clics internet, rapport de visibilité, affluence à son activation, participations aux différents concours,…)

Lors de cette rencontre, profitez-en pour faire les mises à jour nécessaires au renouvellement:

  • Quelle est l’impression globale du partenaire ?
  • A-t-il des demandes supplémentaires ?
  • Existe-t-il des insatisfactions de son côté comme du vôtre ?
  • Avez-vous de nouveaux objectifs pour lesquels il peut vous apporter son aide?

Ce faisant, vous mettrez la table pour le renouvellement et vous obtiendrez des informations précieuses à utiliser dans la conception de votre future proposition de commandite.

En résumé, les commanditaires se sentent rassurés si on leur donne les outils pour visualiser les résultats de leurs investissements. Plus vous aurez une proposition adaptée, plus facile sera de renouveller vos partenariats. Tous les organisateurs de festivals ont le même souhait : conserver et augmenter la valeur de leurs commandites. N’oubliez pas que seuls les meilleurs et les mieux préparés y arrivent.

Si vous avez aimer ce texte vous aimerez: 7 Clés pour attirer et conserver les commanditaires 

 

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